Cos’è l’Apostille dell’Aia?

Quando dobbiamo presentare un documento ufficiale spagnolo in un ente straniero o un documento straniero in Spagna è molto probabile che ci chiedano che vada apostillato, ed è molto più probabile che non capiamo questo participio e che nemmeno sappiamo di cosa parlano. Quindi cos’è e a cosa serve l’Apostille dell’Aia? Per prima cosa, tranquilli, in realtà è più semplice di quello che sembra. Nel seguente articolo proveremo a spiegarlo.

La procedura della legalizzazione unica o Apostille dell’Aia consiste nel porre una postilla o annotazione, in un documento pubblico (emesso da un ente ufficiale o da un notaio) che certifichi l’autenticità della firma che l’autorità competente ha tradotto nel documento. È come estrarre un passaporto dal documento, un modo per dimostrare la sua validità fuori dalle frontiere.

Il mio documento deve avere l’Apostille dell’Aia?

Dipende. Sono sottoposti a questo requisito i documenti pubblici emessi da qualsiasi paese firmatario della Convenzione dell’Aia del 1961, tra questi Spagna, Portogallo, Francia, Germania, Italia, Regno Unito e altri paesi europei, così come la Cina, l’Ecuador e altri paesi asiatici e dell’America Latina. Si può consultare la lista completa qui.

Con l’Apostille dell’Aia non è più necessaria la legalizzazione diplomatica e consolare dei documenti pubblici provenienti dai paesi firmatari, e dovranno essere riconosciuti come validi nel resto dei paesi aderenti al Convegno.

Si considerano come documenti pubblici:

  1. Quelli emessi da un’autorità o un funzionario del Ministero Pubblico o da un ministro, ufficiale o agente giuridico.
  2. I documenti amministrativi.
  3. I documenti privati che hanno una certificazione ufficiale (di registro, autenticazioni ufficiali e notarili…)

In quale momento metto l’Apostille nel mio documento?

L’Apostille dell’Aia si deve gestire sempre prima di realizzare la traduzione giurata dei documenti, proprio perché dovrà trovare riscontro nella traduzione. È raccomandabile iniziare sempre questa procedura prima di abbandonare il paese d’origine del documento, al fine di evitare costose e tediose procedure ulteriori.

L’Apostille va inserita nelle traduzioni giurate?

È una delle domande più ricorrenti che ci vengono fatte. L’apostille è una specie di passaporto internazionale del documento, che non serve per rendere valida la traduzione in sé, ma per dare una validità internazionale al documento originale che successivamente potrà essere tradotto o meno. Nel nostro paese le traduzioni giurate sono esenti da legalizzazioni e sono valide senza alcuna procedura addizionale. Nel caso in cui la traduzione giurata emessa da un traduttore giurato spagnolo debba essere inviata fuori dalla Spagna, conviene sempre chiedere per sicurezza.

La nostra raccomandazione

Prima di uscire dal nostra paese, conviene informarsi su tutta la documentazione che ci servirà per avviare le opportune procedure (chiedere il permesso di residenza o cittadinanza, contrarre matrimonio, ecc.), e se detta documentazione dovrà avere l’Apostille dell’Aia o altro tipo di legalizzazione. Così ci facilitiamo le eventuali procedure successive, come il processo di traduzione giurata dei documenti. Se ci chiedono un documento quando siamo ormai all’estero, e abbiamo dei dubbi, la cosa migliore è rivolgerci sempre all’ente che ci ha richiesto il documento e al consolato del nostro paese per capire ciò che dovremmo fare successivamente.